PROTOCOLO DE UN BUEN
Las personas que trabajan, que tienen vecinos, familia y
amigos, suelen tener compromisos sociales a los que atender, pero también
suelen tener compromisos sociales a los que corresponder. Siempre que organice
cualquier tipo de encuentro o celebración deberá tener en cuenta ciertos
aspectos básicos de cortesía, educación y comportamiento, para hacer sentirse
cómodos a sus invitados.
Una vez que ha definido con cierta claridad
su lista de invitados, debe proceder a realizar las invitaciones. Si no tiene
muchos invitados y son de confianza, amigos o familiares, puede realizan la
invitación de una forma un tanto informal, por medio del teléfono, o bien
personalmente de forma verbal. Si el encuentro es algo más formal, o son muchos
los invitados, puede hacerlo de forma escrita por medio de una tarjeta de
invitación, o bien, por medio de una carta.
A mayor importancia del evento y de los
invitados, con mayor antelación de tiempo debe hacerse el envío de las
correspondientes invitaciones. Los invitados de cierta notoriedad o autoridades
suelen tener las agendas repletas de compromisos, por lo que se deben realizar
las invitaciones con cierta antelación para que puedan encajar entre sus
múltiples compromisos.
Si la invitación es para una localización en
la ciudad, si no es muy conocida la zona, puede incluir un pequeño plano que
sirva de orientación a sus invitados.
Si la invitación es a una finca, hacienda o
similar, además de un plano que facilite su localización es bueno disponer de
un espacio, si se puede, para habilitarlo como parking, ya que la mayoría de
los invitados llegarán en su propio vehículo.
Si va a tener muchos invitados, puede poner
una hora de inicio de llegada de los invitados (le esperamos a partir de ...)
para permitir que se vayan incorporando de forma escalonada y dar mayor margen
de tiempo a que lleguen todos los invitados. Dar un pequeño aperitivo previo o
lunch es importante para que los invitados se vayan conociendo entre ellos, y
es un buen "elemento" de entretenimiento para dar tiempo a que
lleguen todos los invitados.
Los anfitriones deben recibir a la puerta a
sus invitados, para saludarles e invitarles a pasar e incorporarse a la
reunión. También es correcto que hagan las correspondientes presentaciones
entre los invitados que no se conocen, siempre que ello sea posible. Un buen
anfitrión, aparte de ser buen organizador, tiene que ser un buen
"relaciones públicas" y debe saber hacer presentaciones, conversar, e
incluso debe saber cómo salir de situaciones embarazosas o incómodas. Debe
saber crear un ambiente agradable para todos sus invitados. Por eso
confeccionar una buena lista de invitados es fundamental.
Un buen anfitrión debe:
1. Saber recibir y despedir a sus invitados.
2. Saber controlar todo tipo de situaciones, por
incómodas que sean (discusiones, invitados que han bebido más de la cuenta,
etc.).
3. Moverse con soltura charlando, a poder ser, con todos
los invitados, y haciendo sentirse cómodos a todos ellos, por muy tímidos o
retraídos que sean,
4. Saber elegir el menú adecuado al tipo de evento, a la
época del año y al gusto de la mayoría de sus invitados. Lo mismo con la
bebida, la decoración y el ambiente general de la sala.
5. Tener la casa en perfectas condiciones, sobre todo las
dependencias donde tendrá lugar el encuentro y otras zonas donde pueden entrar
los invitados (jardín, biblioteca, baños, etc.). Hay que procurar que no falte
de nada.
6. Saber colocar a los invitados. Hay que evitar poner
juntas a personas que tienen cierta enemistad, colocar a un invitado extranjero
entre personas que no hablan su idioma, etc.
7. Atender y facilitar, en la medida de lo posible, el
movimiento de personas con alguna discapacidad, personas mayores, etc.
8. Resumiendo, estar atento a todo cuanto acontece para
evitar que cualquier imprevisto estropee el desarrollo del encuentro.
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