protocolo e imagen personal

PROTOCOLO DE CORRESPONDENCIA

La escritura, ha evolucionado con el paso de los años de una forma espectacular dando lugar casi a la total desaparición en el caso de correspondencia personal vencida por la rapidez e inmediatez del teléfono y otros nuevos medios de comunicación. En el caso de la correspondencia comercial los cambios también han sido muy significativos. La aparición del fax, al igual que el teléfono lo hizo en su día, y gracias a su inmediatez han dado un vuelco importante a la forma de hacer comunicación escrita.

Al igual que en cualquier otro ámbito, la escritura tiene sus normas, que debemos conocer. Da lo mismo el medio (fax, correo, e-mail ...) o el tipo (escrito a mano, a máquina, a ordenador ...) hay que respetar unas determinadas estructuras y reglas ortográficas. Como este es sitio sobre Protocolo y no sobre ortografía y gramática, dejamos a su buen saber o sino debería ponerse al día (todos deberíamos hacerlo, pues seguro que nosotros mismos hemos cometido algunos errores en esta Web) como manejar acentos, mayúsculas, signos de puntuación, reglas ortográficas, etc. Pero ese no es nuestro objetivo.

"La aparición del correo electrónico ha dado un auge al medio escrito de nuevo"

La correspondencia ha sufrido una considerable merma, por la implantación de nuevos medios de comunicación, principalmente por el teléfono. No obstante, la aparición del correo electrónico ha dado un auge al medio escrito de nuevo. No trataremos de forma exclusiva las cartas, sino también invitaciones, saludas y cualquier otro tipo de medios personales escritos. Aunque las estructuras generales suelen ser comunes (fecha, remitente, destinatario, etc), tienen ciertas diferencias con la correspondencia comercial que veremos.

La implacable mano de las nuevas tecnologías, ha dado un vuelco radical, a la correspondencia comercial. La máquina de escribir, el ordenador, el fax ... y ahora hasta mensajes de voz. Todo ello a contribuido a un importante descenso del volumen de la correspondencia en los negocios. Incluso, me atrevo a afirmar, que ya no se utilizan cartas de agradecimiento, acuses de recibo, etc. Se ha perdido mucha de la correspondencia comercial tradicional, seguramente por razones obvias y económicas, mejorando la eficacia, pero perdiendo un poco de la esencia de las buenas maneras en favor de la frialdad económica.

No solamente trataremos la correspondencia como forma escrita de comunicación sino otros temas relacionados con la escritura como invitaciones, tarjetas de visita, etc. para cubrir la mayor parte de temas sobre la escritura. Como excepción quedarán lasinvitaciones de boda, que irán en el apartado correspondiente al tema de la boda. Tampoco queremos dejar a un lado, cosas tan simples, pero habituales como las tarjetas postales o de felicitación.

CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR

Como no debe descuidarse ningún aspecto en alguna actividad protocolar, la correspondencia es muy importante, ya que implícitamente habla de la persona que la envía y nos da una imagen positiva o negativa de ella. Además de esto, existen diferentes tipos de correspondencia según la actividad a la cual se refiera y según el grado de formalidad que implica.

El ceremonial establece que el estilo de la correspondencia protocolar varía conforme el nivel de las personas que participa de ella y sus propósitos.

Las comunicaciones pueden ser de diverso tipo, pero las más comunes, son: la nota protocolar, la esquela y la tarjeta de invitación.

A continuación, daremos una reseña de cada tipo de correspondencia protocolar.

NOTA PROTOCOLAR

Es una comunicación formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre invitante e invitado.

También se emplea para enviar felicitaciones por efemérides (sucesos especiales de algún día) o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos; y para expresar una condolencia.

ESQUELA

Es un tipo de carta menos formal que la nota protocolar, de carácter exclusivamente personal. La esquela se emplea, en particular, para:

-Agradecer atenciones recibidas

-Aceptar una invitación

-Excusarse por no poder asistir a ella

-Enviar felicitaciones por efemérides o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos

-Para expresar una condolencia.

TARJETA DE INVITACION

Es una comunicación formal, impresa en cartulina o en algún tipo de papel más grueso y con presencia, por lo general de tamaño sobre comercial, que lleva impreso el logotipo de la institución y establece un compromiso entre invitante e invitado.

Normas protocolares generales que debemos considerar al enviar tarjetas de invitación:

· La invitación de una acto o ceremonia debe formalizarse a través de una tarjeta o nota protocolar.

· El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete días hábiles, como mínimo, y veintiún días, como máximo.

· Las invitaciones deben hacerse imprimir, considerando una diagramación y diseños adecuados, reservando espacios relativos a aquellos aspectos que deben escribirse a mano, como nombre del destinatario, hora y clase de reunión y demás pormenores que sean del caso.

· Toda invitación -sea tarjeta o nota protocolar- debe redactarse en tercera persona.

· La jerarquía del invitado determinará el modo de formular la invitación.

· Si la invitación se refiere a un acto relacionado con el honor de una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo en la parte superior de la tarjeta.

· La respuesta a toda invitación que la solicite según la fórmula S.R.C. (Se Ruega Contestar), debe darse en el término de 48 horas o inmediatamente si la fecha está muy próxima, evitando modificar posteriormente esas respuestas para no causar dificultades al invitante.

· Cuando la invitación se ha formulado, personal o telefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con una nota manuscrita en la parte inferior de la misma (“Para recordar”, “To remind”, “Pour mémoire” o las iniciales “P.M.”), cuidando de tachar con una línea a tinta la mención que solicita respuesta (“S.R.C.” o “R.S.V.P”).

· Para las comidas y almuerzos formales debe procurarse siempre invitar a un grupo de personas cuya categoría no sea totalmente equivalente, con el fin de facilitar el equilibrio y distribución de la mesa.

· Para banquetes, comidas y otros actos formales es imprescindible llegar con exactitud a la hora indicada.

· Para los cóctel y vino de honor, en que se señala la hora de inicio y de término, el invitado deberá llegar y retirarse de ellos dentro de las horas señaladas.

· En aquellas invitaciones en que señalan el tipo de vestimenta que deberá usar el invitado, se debe prestar atención a los trajes de ceremonia:

· De noche: Frac se indica con la mención “Corbata Blanca” o “White Tie”. Las señoras deben usar traje largo y elegante.

· Smoking: Se indica con la mención “Corbata negra” o “Black Tie”. Las señoras también deben usar traje largo y elegante.

· De día: “Jaquette” (Chaqué) Frac con chaleco negro y corbata blanca para ciertos actos oficiales muy solemnes. Las señoras deben usar un traje elegante.

· En algunos casos es usual el llamado “Media Etiqueta”, que consiste en

pantalón rayado, chaqueta negra y chaleco negro.

· Cuando en las invitaciones no se haga ninguna indicación o se señale “Traje de Calle”, debe usarse ropa oscura y calzado negro, especialmente para almuerzos, comidas, cóctel o recepciones, a menos que la costumbre nos indique otro vestuario. Las señoras deben usar traje de dos piezas o camisero.